Bydgoszcz, 14 stycznia 2019 r.

Informacja prasowa

e-Akta. Teraz pro艣ciej i taniej

Od stycznia 2019 r. wesz艂y w 偶ycie przepisy, kt贸re u艂atwi膮 przechowywanie akt pracowniczych dotycz膮cych pracownik贸w i zleceniobiorc贸w i obni偶膮 koszty zwi膮zane z ich przechowywaniem. Pracodawcy b臋d膮 mogli prowadzi膰 i przechowywa膰 dokumentacj臋 w wybranej przez siebie postaci 鈥 papierowo lub elektronicznie. Co wi臋cej, za nowo zatrudnionych pracownik贸w b臋dzie ona przechowywana przez 10 lat, a nie 50 lat.

Dotychczas w Polsce obowi膮zywa艂 jeden z najd艂u偶szych okres贸w przechowywania dokumentacji聽 kadrowo-p艂acowej, czyli 50 lat. Dla por贸wnania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat,
a w Danii zaledwie 5. Od stycznia tak偶e w Polsce skr贸ci艂 si臋 okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak d艂ugo pracodawca b臋dzie przechowywa艂 dokumentacj臋 pracownicz膮, decyduje przede wszystkim data rozpocz臋cia pracy u pracodawcy- informuje Krystyna Micha艂ek, rzecznik regionalny ZUS wojew贸dztwa kujawsko-pomorskiego.

Dla nowo zatrudnionych pracownik贸w i zleceniobiorc贸w od stycznia 2019 r. pracodawcy b臋d膮 przechowywa膰 dokumentacj臋 pracownicz膮 przez skr贸cony okres - 10 lat, liczony od ko艅ca roku kalendarzowego, w kt贸rym usta艂 stosunek pracy lub zako艅czy艂a si臋 umowa zlecenia.

Dla pracownik贸w, kt贸rzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem
1 stycznia 2019 r.
pracodawca mo偶e skr贸ci膰 okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko w贸wczas, gdy:

  • z艂o偶y o艣wiadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raport贸w informacyjnych (ZUS RIA), oraz
  • przeka偶e do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za ka偶dego pracownika/zleceniobiorc臋 zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie.

Raport informacyjny ZUS RIA zast膮pi obowi膮zek wystawiania przez pracodawc臋 w formie papierowej dokument贸w do艂膮czanych do wniosk贸w w sprawie przyznania 艣wiadcze艅 m.in. o wyp艂aconym przychodzie niezb臋dnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury wed艂ug starych zasad lub renty z tytu艂u niezdolno艣ci do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczeg贸lnych warunkach lub w szczeg贸lnym charakterze.
Dane z tych dokument贸w ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i b臋d膮 one uwzgl臋dniane przy ustalaniu prawa do 艣wiadcze艅 emerytalno-rentowych oraz ich wysoko艣ci.

Natomiast akta pracownik贸w/zleceniobiorc贸w zatrudnionych przed 1999r. pracodawca b臋dzie musia艂 przechowywa膰 przez 50 lat. Tak b臋dzie r贸wnie偶, gdy w dokumentacji pracownika s膮 dane o okresach zwi膮zanych z prac膮 g贸rnicz膮.

Jaki jest termin na z艂o偶enie raportu ZUS RIA

Je偶eli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po z艂o偶eniu o艣wiadczenia
(ZUS OSW), to pracodawca sk艂ada za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zako艅czeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpiecze艅 (ZUS ZWUA). Za pracownik贸w, kt贸rzy zako艅czyli prac臋 przed z艂o偶eniem o艣wiadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowi膮zany jest z艂o偶y膰 raporty ZUS RIA najp贸藕niej
w terminie 12 miesi臋cy od dnia z艂o偶enia tego o艣wiadczenia.

Zmiany w bie偶膮co sk艂adanych dokumentach

Od stycznia 2019 r. pracodawca b臋dzie przekazywa艂 wi臋cej informacji zwi膮zanych z zatrudnieniem pracownik贸w i zleceniobiorc贸w. W miesi臋cznych raportach ZUS RPA 鈥 p艂atnik b臋dzie przekazywa膰 szersze dane o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej za pracownik贸w i zleceniobiorc贸w. Raport RPA pracodawca b臋dzie przekazywa艂 tylko za ten miesi膮c, w kt贸rym:

  • wyp艂aci pracownikowi przych贸d nale偶ny za lata poprzednie, np. wyp艂aci w marcu 2019 r. trzynastk臋 za 2018r.
  • obok 艣wiadcze艅 z tytu艂u niezdolno艣ci do pracy lub macierzy艅stwa, np. obok zasi艂ku chorobowego wyp艂aci pracownikowi sk艂adnik wynagrodzenia, np. dodatek sta偶owy, od kt贸rego nie zosta艂y op艂acone sk艂adki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z kolei w formularzu wyrejestrowuj膮cym z ubezpiecze艅 (ZUS ZWUA) pracodawca b臋dzie przekazywa艂 informacje o dacie i sposobie rozwi膮zania lub wyga艣ni臋cia stosunku pracy oraz informacj臋, z czyjej inicjatywy zosta艂 on rozwi膮zany. ZUS dostosowa艂 te偶 formularz ZUS DRA do p艂atno艣ci na jeden rachunek. Pojawi艂o si臋
w nim pole 聽z 艂膮czn膮 kwot膮 do zap艂aty za dany okres rozliczeniowy.

Dane, kt贸re przeka偶e pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzi臋ki temu nie b臋d膮 potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie 艣wiadczenia albo jego przeliczenie. Wyj膮tkiem s膮 dokumenty potwierdzaj膮ce okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczeg贸lnych warunkach lub w szczeg贸lnym charakterze. Je艣li na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie b臋dzie m贸g艂 ustali膰, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcze艣niejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokument贸w.

Wi臋cej informacji na temat zakresu danych, jakie b臋d膮 wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesi臋cznej dla osoby ubezpieczonej mo偶na znale藕膰 na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

Szkolenia

Wszelkie kwestie, kt贸re dotycz膮 e-AKTA, zostan膮 om贸wione podczas szkole艅 鈥濫-akta - zmiany
w zasadach przechowywania akt pracowniczych鈥, kt贸re organizuje bydgoski i toru艅ski oddzia艂 ZUS:

  • w Bydgoszczy, budynek ZUS przy ul. 艢w. Tr贸jcy 33 w terminie :
  • 01.2019 r.
  • 02.2019r.
  • 03.2019r.
  • 05.2019r.
  • 06.2019 r.

Rozpocz臋cie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 52 34 -18 -157,
e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczy膰, konieczne jest w艂膮czenie w przegl膮darce obs艂ugi JavaScript.

  • w Inowroc艂awiu, budynek ZUS przy ul. Solankowa 15 w terminie:
  • 02.2019r.
  • 04.2019r.
  • 06.2019r.

Rozpocz臋cie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr tel.聽 52 356 10 22,
e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczy膰, konieczne jest w艂膮czenie w przegl膮darce obs艂ugi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczy膰, konieczne jest w艂膮czenie w przegl膮darce obs艂ugi JavaScript..

  • w Toruniu, budynek ZUS przy ul. Mickiewicza 33/39, sala 41 w terminie:
  • 02.2019r.
  • 03.2019r.
  • 03.2019r.
  • 04.2019r.
  • 05.2019r.
  • 06.2019r.

Rozpocz臋cie szkolenia o godz. 12:30. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 56聽610 93 12

  • w Grudzi膮dzu, budynek ZUS przy ul. Wybickiego 39, sala 302A w terminie:
  • 01 2019r.
  • 02.2019r.

Rozpocz臋cie szkolenia o godz. 09:00.聽 Bez zapis贸w.

  • We W艂oc艂awku, budynek ZUS przy ul. P艂ocka 167, sala 104 w ostatni pi膮tek miesi膮ca:
  • 01.2019r.
  • 02.2019r.
  • 03.2019r.
  • 04.2019r.
  • 05.2019r.
  • 06.2019r.

Rozpocz臋cie szkolenia o godz. 11:00.聽 Bez zapis贸w.

Krystyna Micha艂ek

Rzecznik Regionalny ZUS

Wojew贸dztwa Kujawsko-Pomorskiego